Vijf tips om te besparen op softwarekosten
- 21 juli 2025
- 3 min.
Software is onmisbaar voor accountantskantoren, maar de kosten lopen snel op. Door het versnipperde softwarelandschap, onbekende tools en ongebruikte licenties kunnen ongemerkt duizenden euro’s verloren gaan. Gelukkig zijn er praktische manieren om grip te krijgen op je uitgaven. Onze Richard Schouten weet dat als geen ander. Voor Accountancy Vanmorgen schreef hij een column over de technologische veranderingen in de branche, de impact op softwarekosten en hoe hier mee om te gaan.
Onvermijdelijke veranderingen in de branche
De accountancybranche bevindt zich in een fundamentele transformatie, gedreven door technologische vooruitgang, veranderende klantverwachtingen en strengere regelgeving. Het traditionele uurtje-factuurtje-model maakt steeds vaker plaats voor abonnementsvormen waarin proactief advies en continue datatoegang centraal staan. Klanten willen niet meer wachten op de jaarrekening, maar verwachten doorlopend inzicht en begeleiding. Cloudsoftware maakt dit mogelijk, maar vraagt ook om een andere manier van werken én denken. Voor accountantskantoren betekent dit dat ze hun verdienmodel én kostenstructuur onder de loep moeten nemen. Zeker op IT-vlak liggen er kansen om slimmer te werken én kosten te besparen. En dat zonder in te leveren op kwaliteit of dienstverlening.
1. Bekijk je Microsoft-licenties eens kritisch
Microsoft-licenties zijn vaak een flinke kostenpost. Toch staan veel medewerkers op een te dure licentie, zoals Microsoft365 E3, terwijl Business Premium vaak volstaat. Vraag je systeembeheerder om een overzicht via Entra ID en kijk of je kunt downgraden. Ook mailboxen van ex-medewerkers of algemene adressen (zoals info@) kunnen vaak worden omgezet naar gratis gedeelde mailboxen. Daarnaast zijn extra licenties voor tools zoals Power Automate, Power BI of Copilot vaak actief zonder dat ze daadwerkelijk gebruikt worden. Zet ze uit of wijs ze toe aan iemand die ze wél nodig heeft.
2. Automatiseer je offboardingsproces
Bij een personeelswissel moet er veel geregeld worden: toegang intrekken, hardware innemen, licenties afmelden. En toch blijft dit in de praktijk vaak liggen, waardoor dure licenties ongemerkt blijven doorlopen. Het goede nieuws: je hoeft geen dure HR- of IT-oplossing in te zetten om dit goed te regelen. Met Microsoft Planner kun je eenvoudig een offboarding-template bouwen. Maak éénmalig een standaardbord met alle taken die je moet uitvoeren bij vertrek van een medewerker. Bij elke offboarding kopieer je dit bord en loop je het stap voor stap door. Gratis, overzichtelijk en effectief.
Extra tip: zet de mailbox van ex-medewerkers om naar een gedeelde mailbox. Zo blijven de e-mails bewaard zonder extra kosten.
3. Haal meer uit de software die je al hebt
Besparen hoeft niet altijd te betekenen dat je minder uitgeeft. Vaak haal je simpelweg te weinig uit de tools waar je al voor betaalt. Stel daarom applicatiebeheerders aan binnen je team. Maak in Microsoft Teams een openbaar team genaamd Applicatiebeheer aan. Maak voor elke applicatie een kanaal aan en wijs daarbinnen een beheerder toe. Deze krijgt structureel tijd (bijvoorbeeld een uur per week) om releasenotes te lezen, contact te onderhouden met de leverancier, nieuwe functies te testen en verbeteringen intern door te voeren. Je bespaart hiermee niet direct op licentiekosten, maar wel op tijd, frustratie en inefficiëntie. En dat is minstens zo waardevol. En betaal je nog voor een aparte intranetoplossing? Met Microsoft SharePoint kun je eenvoudig een complete intranetwebsite opzetten met alle toeters en bellen. En dat zit gewoon in je huidige licentie.
4. Accepteer niet zomaar elke prijsverhoging
Softwareprijzen stijgen. Dat is op zich geen verrassing. Maar dat betekent nog niet dat je elke verhoging zomaar moet slikken. Er zijn in Nederland meerdere gespecialiseerde partijen die softwarecontracten voor accountantskantoren analyseren en vergelijken. Die benchmark levert vaak verrassende inzichten op: wat je betaalt voor Microsoft 365, cloudopslag of sectorapplicaties, verschilt soms duizenden euro’s per jaar van wat andere kantoren betalen. Laat je uitgaven dus eens in kaart brengen. Of doe dit zelf, als je daar handig in bent. Die paar uur investering verdien je razendsnel terug.
5. Denk kritisch na over oude systemen en onbenutte tools
Veel kantoren betalen nog voor oude servers, licenties van lang niet meer gebruikte software of dure Azure-omgevingen. Vraag jezelf af: is dat écht nog nodig? De moderne werkplek van Microsoft maakt het mogelijk om volledig serverloos te werken. Geen onderhoud, geen storingen, veel schaalbaarder en vaak ook veiliger. Gebruik je nog legacysoftware vanwege de bewaarplicht of voor één klant? Kijk dan naar oplossingen waarmee je die applicatie voor een paar tientjes per maand online kunt hosten. Zo voldoe je aan de wet, zonder je hele IT-infrastructuur in stand te houden. En durf ook het onbespreekbare bespreekbaar te maken: gebruik je een dure tool voor maar één klant? Misschien is het dan tijd om ook met die klant het gesprek aan te gaan. Soms is afscheid nemen ook een vorm van kostenbewust ondernemen.
Extra tip
Wat ik bijna nooit zie, maar wat je wel nog écht nodig hebt: een goede wachtwoordkluis. Denk aan oplossingen zoals 1Password; super veilig, gebruiksvriendelijk en je weet eindelijk 100% zeker dat al je medewerkers een veilig wachtwoord gebruiken voor alle kostbare data waar jij met je kantoor voor verantwoordelijk bent. De besparing zit hier in het vermijden van risico’s. En dat is onbetaalbaar.
