De sleutel tot succesvolle onboarding? Betrokkenheid

Toen Van Boekel Accountants bij hun vorige IT-partner tegen beperkingen aanliep, was het tijd voor verandering. “We merkten dat er te weinig branchekennis aanwezig was,” vertelt Patrick, teamleider accountancy én intern aanspreekpunt en verantwoordelijke voor IT. “Vooral als het ging over hoe accountants in de praktijk werken, liepen we telkens tegen dezelfde muren aan. Denk aan specifieke applicaties zoals, het werken op locatie bij klanten, het verwerken van gegevens en het volgen van strikte complianceprocessen. Daar miste de vorige IT-partner simpelweg de juiste kennis en aansluiting.”

De uitdagingen: lokaal werken en wildgroei aan applicaties

Van Boekel liep tegen meerdere structurele problemen aan. Eén van de grootste knelpunten was het feit dat alle 60 medewerkers nog op een serveromgeving in de cloud werkten. “Op locatie werken bij klanten was soms gewoon lastig,” legt Patrick uit. “Collega’s moesten met Horizon inloggen op de server om bij bestanden en applicaties te komen. Als de server dan niet bereikbaar was, konden er geen werkzaamheden gedaan worden. En dat moet je gewoon voorkomen.”

Daarnaast bracht de quick scan van Asista nog een tweede probleem aan het licht: er was een wildgroei aan applicaties. “Veel software draaide lokaal op laptops, zonder centraal beheer of overzicht,” zegt Patrick. “Dat maakte het lastig om structuur aan te brengen en zorgde voor risico’s in veiligheid én efficiëntie.” Dat inzicht werkte als katalysator voor verandering. “Het dwong ons om keuzes te maken. We konden afscheid nemen van applicaties waar moderne, veilige alternatieven voor zijn. Applicaties die beter passen bij de manier waarop accountants vandaag de dag werken.”

Betrokkenheid is alles

De onboarding verliep precies zoals vooraf was gecommuniceerd. Iets wat Patrick erg waardeerde. Het gaf rust en structuur. Week 1 was voorbereiding. Week 2 stond in het teken van inrichting: laptops werden ingericht met behulp van Microsoft Intune, 2FA en een versleutelde harddrive. In week 3 deden we samen de pre-migratie, en hebben we de hele omgeving van A tot Z getest.

Tijdens dat proces kwam Patricks rol nadrukkelijk naar voren. Niet alleen als aanspreekpunt, maar ook als brug tussen techniek en praktijk. “Ik sta nog met m’n voeten in de pap,” zegt hij met een lach. “Doordat ik dagelijks met de praktijk werk, weet ik waar knelpunten zitten. Daardoor kon ik met Asista sparren op technisch niveau, en tegelijkertijd zorgen dat collega’s begrepen wat er gebeurde en waarom.”

Vanuit Asista werd Patricks rol als cruciaal gezien. “Alle vragen en opmerkingen van collega’s liepen via mij. En andersom kreeg ik handleidingen en instructies vanuit Asista die ik op mijn beurt weer intern kon verspreiden. Dat werkte ideaal. We hoefden collega’s niet te overladen met technische details, maar konden wél zorgen dat ze betrokken bleven. Ik vond het belangrijk dat mensen zich comfortabel voelden met de verandering. Daar hoort uitleg bij, en vooral: het gesprek over het ‘waarom’.”

Het moment van de migratie

Een moment dat Patrick zich nog goed herinnert, is de daadwerkelijke migratie. “Op sinterklaasavond begon de livegang. De volgende ochtend om 8.00 uur was alles live. En om 9.00 uur zat een groot deel van het team al in een Teams-meeting om de nieuwe werkplek te introduceren. Ik had mezelf die dag vrijgehouden om collega’s te helpen. Maar na de meeting waren de meeste gewoon aan het werk. Het liep gewoon.” zegt hij met een glimlach.

Maandag volgde de rest. Door de medewerkers in drie groepen van ca. 20 gebruikers op te splitsen, was er meer ruimte voor vragen én voor finetuning. “De vrijdaggroep had de eerste ‘kinderziektes’. Die konden we meteen oplossen. De maandaggroep merkte daar amper iets van. Als je nagaat dat we met ongeveer 70 medewerkers zijn en dat de meesten nauwelijks hinder hebben ondervonden, dan is dat natuurlijk heel gaaf.”

"Ik had mezelf die dag vrijgehouden om collega’s te helpen. Maar na de meeting waren de meeste gewoon aan het werk. Het liep gewoon.”

Nazorg en controle

De betrokkenheid van Patrick stopt niet na de onboarding. Nog steeds wordt hij bij vragen in de cc meegenomen, houdt hij bij welke problemen vaker terugkomen en monitort hij hoe de omgeving zich blijft gedragen. Zo blijft er grip op de kwaliteit én kan er snel worden bijgestuurd als dat nodig is. “Dat helpt je als verantwoordelijke om te zien waar dingen beter kunnen. En het houdt je betrokken.” Patrick’s belangrijkste advies aan andere accountantskantoren: “Zorg dat je iemand intern hebt die snapt wat er speelt en daar tijd in wil steken. Die betrokkenheid is echt de sleutel tot een succesvole overstap.”

Dit is waar we het voor deden

Als Patrick nu terugkijkt op de transitie, is hij oprecht trots. “Als je ziet waar we vandaan komen en hoe het nu loopt, merk je dat we echt de vruchten plukken van deze verandering.”

De voordelen zijn duidelijk: “Je kunt nu werken waar en wanneer je wilt. Alles is veilig, snel, en goed ingericht. En we hebben een gekanaliseerd applicatielandschap dat past bij ónze manier van werken. Tuurlijk kan het nog altijd beter, maar verandering heeft tijd nodig.”

Is jouw kantoor klaar voor de moderne werkplek?

Asista ádemt accountancy: we kennen jouw wereld door en door. We zien je zó zitten achter je bureau: in de weer met cijfers, werkdruk, zorgen dat alles klopt, servers die niet werken, bestanden die lastig vindbaar zijn, kritische klanten die om aandacht vragen en, als je heel eerlijk bent: meer werk dan je mensen kunt vinden. En dat kan stress geven. Dáárom bestaat Asista. Dus wil jij nou ook genieten van de flexibele Asista-werkplek? Doe vandaag nog de Quick Scan. Ontdek hoeveel je op álle fronten vooruitgaat door net zoals Van Boekel over te stappen naar een serverloze werkplek!