Waarom jouw accountantskantoor over moet op bellen met Microsoft Teams

We zien het nog steeds ontzettend vaak. Op veel bureaus bij accountantskantoren staat een VoIP toestel met een krulsnoer. Tegenwoordig werken we steeds meer vanuit huis of hebben we flexibele werkplekken. De telefoniste of collega’s weten niet meer wie waar zit. Kantoren kampen met een bereikbaarheidsprobleem. Dan maar bellen via een mobiele telefoon. Of je medewerkers zitten te wachten op het gebruik van een extra smartphone? Denk het niet. Wat kan jij doen om afscheid te nemen van die onhandige VoIP toestellen? Microsoft Teams Bellen omarmen. In dit blog lees je meer over de voordelen en de ervaring van andere accountantskantoren.

Met deze problemen wil je toch niet meer te maken hebben?

Traditionele VoIP-oplossingen zijn gewoon verschrikkelijk achterhaald. De telefoniste en collega’s weten niet meer wie op welke plek zit of wie thuis werkt. Alleen het doorverbinden kost al super veel tijd. En als medewerkers naar klanten bellen, wordt er vaak gebeld met het algemene nummer. Als er later wordt teruggebeld, moet er eerst achterhaald worden wie er gebeld heeft. Niet echt klantvriendelijk.

Heb je gekozen voor bellen via een mobiele telefoon? Dan heb je de keuze uit een werk telefoon of een privé telefoon met een eSIM of extra simkaart. Beide oplossingen zijn niet ideaal. Collega’s houden er niet van om altijd met twee telefoons op stap te gaan. En is een medewerker een dag vrij? Dan gaat de telefoon uit en wordt de beller niet doorverwezen naar een collega, maar naar de voicemail. Gebruik je een eSIM? Dan zie je de belletjes alsnog op je vrije dag binnenkomen.

Wanneer gaan we nou écht eens gebruikmaken van Teams?

Tijdens de pandemie is Microsoft Teams over de schutting gegooid. Iedereen weet wel hoe je kan chatten of online vergaderen, maar hoe je Teams nou écht gebruikt en wat je er nog meer mee kan? Vaak is er geen idee. Een aantal van onze klanten maken gebruik van bellen met Microsoft Teams. Teams is ontwikkeld om beter en efficiënter samen te werken.

Goede bereikbaarheid is een belangrijk uitgangspunt om te kiezen voor bellen met Teams. Medewerkers gebruiken hun persoonlijke mobiele telefoon om zakelijke gesprekken te voeren. Met Teams kan dat en zijn ze met een voor de klant herkenbaar 088-nummer bereikbaar. Hun privé nummer hoeven ze voor het werk dus helemaal niet te gebruiken. Dat is vaak bij medewerkers een andere belangrijke voorwaarde.

Met Teams Bellen is elke medewerker altijd bereikbaar, waar en wanneer hij dat wil. Het kantoor hoeft geen lijsten met namen en nummers bij te houden. Een telefoonnummer van een collega opzoeken is overbodig. Met Teams zoek je de gewenste medewerker eenvoudig op naam. Ook is er een koppeling met Outlook. Hierdoor weet Teams dat een medewerker in een vergadering zit en niet gestoord wil worden. Neemt iemand zijn telefoon niet op, dan wordt het gesprek doorgeschakeld. Ook op vrije dagen. Zo is er altijd wel iemand bereikbaar.

Automatische gespreksgeschiedenis

Het verschil tussen bellen met een vast nummer, mobiel nummer en Teams Bellen bestaat niet meer. Met Teams Bellen voeg je een telefoongesprek toe aan een Teams meeting, zonder onderbreking. Je medewerkers hebben één persoonlijk nummer waarop ze overal bereikbaar zijn. Op elk apparaat en elke app. Het voordeel aan Teams Bellen is dat het beschikbaar is op alle apparaten. Je kan eenvoudig bellen via een computer, laptop, tablet, smartphone of zelfs een VoIP-oplossing.

Wil je de geschiedenis van een gesprek met een klant bekijken? Dan wordt dit automatisch bijgehouden in Teams chat. Zo ben je altijd op de hoogte. En met de opkomst van Microsoft Copilot, wordt dit nog beter. Bij elk gesprek kan je de hulp inschakelen van Copilot. Het gesprek wordt dan automatisch samengevat en actiepunten worden opgesteld. Gaaf toch? Bij Asista zien we geen reden om het niet te doen.

Altijd en overal bereikbaar, wanneer het jouw medewerkers uitkomt.

Vermetten: "Teams bellen is veilig én efficiënt"

Daniël Alfrink, HR-directeur: “Door diverse aansluitingen is ons kantoor in korte tijd snel gegroeid. We hadden meerdere telefooncentrales en verschillende nummers. Daarnaast werd gebruik gemaakt van de Vialer-app op de smartphone welke alleen het algemene nummer toonde. We wilden echter als kantoor een betere oplossing, zonder gedoe.

Voor Vermetten is veilig en eenvoudig bestanden delen één van de grote pluspunten van Teams. Dat geldt ook voor bellen via de Teams app. Mobile Application Management stelt het kantoor in staat om gevoelige kantoordata in zakelijke apps als bijvoorbeeld Outlook, OneDrive en SharePoint te monitoren.

Alle zakelijke data wordt met behulp van beleid in Microsoft 365 op de mobiele telefoon veilig afgeschermd van alle persoonlijke apps en data die op de mobiele telefoon staan. Gaat een medewerker uit dienst? nDan wordt de Microsoft-licentie opgezegd en wissen we automatisch alle zakelijke data van het toestel. Zo blijft de klantdata goed beschermd.

Lees meer over de ervaring van Vermetten >

Kies voor een schaalbare bereikbaarheidsoplossing

De overstap naar Teams Bellen wordt zorgvuldig voorbereid. Asista doet dit aan de hand van webinars, e-learnings, FAQ’s en persoonlijke instructies voor de telefonistes en medewerkers. Maak afspraken op kantoor over het gebruik van Teams Bellen. Binnen de app is er namelijk veel in te stellen op basis van persoonlijke voorkeuren. Laat medewerkers een persoonlijke voicemail instellen en maak duidelijke afspraken over het doorschakelen. Benieuwd wat Microsoft Teams Bellen voor jouw accountantskantoor kan betekenen? Neem dan contact met ons op.