“Asista weet wat er in ons vakgebied speelt” – Verstraten & Bergkamp
- 12 juni 2023
- 2 min.
Belasting- en administratiekantoor Verstraten & Bergkamp begeleidt klanten bij financiële en fiscale vraagstukken. Binnen het kantoor uit Hoofddorp zijn ze stapelgek op cijfers, maar hechten ze nog meer waarde aan een persoonlijke benadering. Sinds eind januari 2023 maakt Verstraten & Bergkamp gebruik van Werkplekbeheer van Asista en profiteren de medewerkers van een serverloos kantoor in combinatie met Microsoft 365.
Asista ondersteunt sinds 2001 accountantskantoren met software-, systeem- en applicatiebeheer. Juist de specifieke kennis van de IT-dienstverlener was voor eigenaren Erik Verstraten en Bas Bergkamp doorslaggevend: “Onze IT-leverancier werkte voor verschillende klanten uit verschillende branches. Wij waren op zoek naar een nieuwe leverancier die de processen in ons vakgebied kent.”
Het belasting- en administratiekantoor had hardwarematig al afscheid genomen van de eigen serverfaciliteiten. De software draaide inmiddels op een server bij de IT-leverancier. Erik: ”Dat was voor ons niet de meest optimale situatie. Wij hadden met regelmaat last van trage verbindingen. Bij de zoektocht naar een alternatief voor de software waarin CRM nog was geïntegreerd met de eigen facturatie en rapportage, bleek dat er een wereld te winnen viel door ook van werkplekbeheerder te veranderen.”
De achilleshiel van het kantoor
“Goed functionerende werkplekken vormen de achilleshiel van ons kantoor is. We hebben bij meerdere partijen naar verschillende oplossingen gekeken, maar dat was het net niet. Zo zijn we uiteindelijk in 2022 met Asista in gesprek geraakt over Werkplekbeheer”, legt Erik uit. “Het is namelijk al een uitdaging om binnen het landschap van softwareleveranciers de juiste keuze te maken. Je hebt echter niets aan deze keuzes als de netwerkverbindingen traag zijn. Bovendien is het fijn wanneer de systeembeheerder ook snapt dat je de verschillende softwarepakketten optimaal met elkaar wilt laten communiceren en dat ze weten op welke wijze de koppelingen gelegd moeten worden.”
Met Werkplekbeheer biedt Asista Verstraten & Bergkamp een volledig serverloze omgeving. De medewerkers hebben een eigen laptop, naar de wens van het kantoor ingericht gecombineerd met de efficiëntie van cloudopslag. Het werkstation bevat alle software die een financieel specialist nodig heeft; van Microsoft 365 tot en met Caseware, AuditCase, Qics, Exact Online, King, Nextens en Loket. Zo kunnen de medewerkers overal veilig werken. De bedrijfsdata in Microsoft 365 is maximaal beveiligd.
"Bij Asista laten ze het na oplevering niet zomaar los."
Erik Verstraten
Een nieuw hardware- en softwarelandschap
Overstappen op Werkplekbeheer van Asista is meer dan alleen nieuwe hardware en software. Om optimaal te profiteren van de IT-oplossingen is een goede voorbereiding het halve werk, ervaarden ze in Hoofddorp. “De overstap is heel wat anders dan een nieuw boekhoudpakket implementeren”, legt Erik uit. “Achteraf denk ik dat we nog meer tijd in de voorbereiding hadden moeten steken. We realiseerden ons dat er best veel komt kijken. Toch hebben wij aan sommige zaken vooraf niet voldoende gedacht.”
Van het aanmelden op OneDrive, het doorlopen van de Outlook wizard of het goed instellen van Teams en SharePoint; de overstap vraagt wel enige aandacht. Het kantoor in Hoofddorp kan daarbij gelukkig terugvallen op praktische ondersteuning van Asista. Erik: “Asista laat het na oplevering niet zomaar los. Tijdens de implementatie is de begeleiding van Asista duidelijk en goed. Toch bleek bijvoorbeeld dat een deel van de laptops die in gebruik waren niet compleet geschikt waren voor de nieuwe omgeving. Wij hadden dus dringend nieuwe laptops nodig. Op dat moment stapt Richard Schouten in de auto om ze op een woensdagavond bij ons af te leveren. Alsof het de normaalste zaak van de wereld is.”
Voordelen voor medewerkers en klanten
Nog steeds wordt binnen Verstraten & Bergkamp dankbaar gebruik gemaakt van de kennis en ervaring van Asista. Zo worden er bijvoorbeeld meetings via Teams georganiseerd waar medewerkers hun ICT-vragen kunnen stellen. “We brengen in kaart waar medewerkers tegenaan lopen. Dat kan gaan over instellingen, maar ook over verbeteringen in de rapportagesjablonen. Het is dan handig dat Asista korte lijnen heeft met de softwareleveranciers en openstaat voor verbeteringen en innovatie. Zo werken we gezamenlijk aan een ideale omgeving waar niet alleen de medewerkers profijt van hebben maar ook onze klanten de vruchten van plukken. En Richard Schouten heeft beloofd dat die werkwijze van Asista voor ons nooit zal veranderen. Wij kijken dus vol vertrouwen naar de digitale toekomst”, besluit Erik Verstraten tevreden.