7 Handige Tips voor Accountants in Microsoft Teams
- 19 maart 2024
- 3 min.
De juiste tools kunnen het verschil maken voor de efficiëntie van accountantskantoren. Microsoft Teams is een krachtige tool om teams te helpen effectiever te communiceren en samen te werken. Zowel intern als extern. Hier zijn 7 handige tips voor accountants om het meeste uit Microsoft Teams te halen:
1. Creëer teams voor jouw accountantskantoor en werk efficiënt
Benut de kracht van Teams kanalen om je werk efficiënt te organiseren. Richt teams in per project of klant en segmenteer verder met kanalen voor specifieke taken of onderwerpen. Implementeer bijvoorbeeld een intern en extern kanaal binnen klantgerichte teams, waarbij gevoelige informatie intern blijft.
Stel, je coördineert de accountancy voor een belangrijke cliënt. In plaats van meerdere e-mails, creëer je een specifiek Teams kanaal. Hier kunnen interne medewerkers en externe partners, zoals een projectleider, efficiënt communiceren en documenten delen. Dit zorgt ervoor dat alle betrokkenen toegang hebben tot dezelfde informatie en documentversies, waardoor misverstanden en inefficiënties worden geëlimineerd. Zo blijft alles transparant, geordend en beveiligd.
2. Geef structuur aan het fiscaal overleg
Het organiseren van een fiscaal overleg is voor accountantskantoren ontzettend belangrijk. Tijdens dit overleg wordt er kennis gedeeld en zorg je ervoor dat het team up-to-date is met betrekking tot de laatste ontwikkelingen. Met Teams kan je dit eenvoudig structureren. Maak een Teams-kanaal aan met alle betrokkenen voor het fiscaal overleg. Deze kanalen stellen teams in staat om alle relevante correspondentie en documenten op één plek te organiseren, wat handig is voor het bijhouden van belangrijke fiscale discussies en besluiten.
Na een Teams-vergadering kunnen notulen eenvoudig gedeeld en opgeslagen worden binnen dit kanaal, zodat ze altijd toegankelijk zijn voor de teamleden. Dit is niet alleen nuttig voor degenen die bij de meeting aanwezig waren, maar ook voor nieuwe medewerkers.
3. Snel toegang met tabs
Personaliseer je Teams-kanalen met Tabs. Voeg bijvoorbeeld Excel-spreadsheets, Word-documenten of SharePoint-sites toe als Tabs, zodat je snel toegang hebt tot belangrijke informatie. Heb jij bijvoorbeeld een Teams-kanaal per klant opgericht? Voeg dan een tab toe naar de SharePoint Site van de desbetreffende klant om de juiste documenten toegankelijk te maken. Liever vanuit een Teams-kanaal naar het boekhoudprogramma van de klant? Voeg dan een website toe als tab.
Ook kan je in Teams eenvoudig een gesprek voeren over een tabblad. Tijdens het toevoegen van een tabblad wordt standaard een vak met het label Posten naar het kanaal over dit tabblad ingeschakeld. Zo start je een gesprek over het nieuwe tabblad en wordt er automatisch een bericht weergegeven met een aankondiging.
4. Gebruik Planner voor taakbeheer
De takenlijst van een accountant kan nog wel eens oplopen. En het direct afronden van een taak zit er niet altijd in. Zeker omdat je nu en dan nog wel eens afhankelijk bent van de klant of een collega. De Planner-app in Teams is handig voor taakbeheer. Wijs taken toe aan teamleden, stel deadlines in en houd de voortgang van projecten bij, allemaal binnen de Teams.
Taakbeheer kan je instellen per Teams kanaal, bijvoorbeeld op klant of projectniveau. Ook is er voor medewerkers de mogelijkheid om met Planner een totaaloverzicht te creëren van alle taken die zijn toegewezen. Zo hoeft de medewerker niet te schakelen tussen meerdere kanalen. Wil je een stap verder gaan? Plan dan ook taken in voor de klant. Maak een duidelijke checklist en laat zien welke documenten een klant moet aanleveren. Gebruik je bijvoorbeeld een losse ondertekenoplossing? Maak dan een taak aan en vraag om een digitale handtekening.
Maak gebruik van de kracht van Microsoft Teams om optimaal samen te werken!
5. Communicatie 2.0
Helaas komt het nog vaak voor in de accountancy. Voor ieder wissewasje wordt er een mail gestuurd. En dat terwijl ieder kantoor met een Microsoft 365 licentie gebruik kan maken krachtige samenwerkoplossingen. Met de chatfunctionaliteit kan je eenvoudig met collega’s of klanten contact hebben. Maak individuele chats voor specifieke gesprekken en gebruik @vermeldingen om teamleden direct op de hoogte te stellen van belangrijke updates. De tijd die je als accountant kwijt bent aan het antwoorden en doorsturen van e-mails neemt af. Zo houd je meer tijd over voor de dingen die er echt toe doen.
En wil je iemand toch even videobellen? Gebruik dan Microsoft Bookings i.c.m. Teams. Zo voorkom je heen en weer mailen met beschikbare dagen. Met deze oplossing geef je mensen inzicht in je agenda en kunnen zij direct een afspraak inplannen. Door de koppeling met Teams wordt er automatisch een Teams vergadering aangemaakt.
6. Eenvoudig zoeken in Teams
Het wordt steeds eenvoudiger om te zoeken in Teams. Heb jij bijvoorbeeld een Teams-kanaal met een klant en ben je opzoek naar een specifiek document? Gebruik dan de nieuwe “vind in kanaal”-zoekknop. Zoek binnen een specifieke chat of kanaal om de resultaten rechts op je scherm te laten weergeven. In één oogopslag zie je zowel je zoekresultaten als de interface van het kanaal of de chat. Wanneer je een zoekresultaat selecteert, word je direct naar dat specifieke bericht in het kanaal of de chat geleid, zodat je snel de volledige context van het bericht ziet. Ook is het mogelijk om nieuwe zoekfilters zoals “bestanden”, “groepsgesprekken” of “teams en kanalen” te gebruiken. Deze filters helpen je de zoekresultaten te verfijnen en snel de informatie te vinden die je nodig hebt.
7. Neem afscheid van je traditionele telefonie, bel met Teams
Met Teams Bellen is elke medewerker altijd bereikbaar, waar en wanneer die dat wil (onder werktijd natuurlijk). Het kantoor hoeft geen lijsten met namen en nummers bij te houden. Een telefoonnummer van een collega opzoeken is overbodig. Met Teams zoek je de gewenste medewerker eenvoudig op naam. Een ander groot voordeel is de koppeling met Outlook. Hierdoor weet Teams dat een medewerker in een vergadering zit en niet gestoord wil worden. Neemt iemand zijn telefoon niet op, dan wordt het gesprek doorgeschakeld. Ook Vermetten heeft afscheid genomen van de traditionele telefonie – benieuwd hoe zij het ervaren? Lees dan het verhaal van Vermetten over Teams Bellen.
]Door deze 7 tips toe te passen kan je Microsoft Teams nog effectiever benutten en de samenwerking met jouw klanten en collega’s verbeteren. Het doel van Asista is niet om accountants harder te laten werken, maar juist slimmer. Wil jij meer tips ontdekken over slimmer werken met Microsoft 365? Lees dan eens onze artikelen op de kennisbank.
