Tips om de informatieveiligheid te verbeteren binnen je accountantskantoor

Voor accountantskantoren is het lastig om nieuwe medewerkers te vinden. De arbeidsmarkt is krap terwijl er meer dan voldoende werk ligt te wachten. Aandacht voor informatieveiligheid, AVG en privacy verschuift wat meer naar de achtergrond. En dat is best begrijpelijk. Toch kan met een paar relatief eenvoudige ingrepen veiliger en efficiënter gewerkt worden.  

Wij zetten een aantal zaken voor je op een rijtje, kijken naar de softwarematige kant en staan stil bij het gedrag van de gebruiker. 

1. Wees transparant

Voor elke betrokkene bij je accountantskantoor moet duidelijk zijn dat persoonsgegevens worden verwerkt, waarom dit gebeurt, op welke wijze en door wie. Dat betekent dat je (nieuwe) klanten en medewerkers vooraf moet informeren. Hiervoor kun je bijvoorbeeld een privacystatement gebruiken. Daarnaast is het van belang dat de naleving aangetoond moet kunnen worden met een verwerkingsregister en een incidentenregister. Bedenk vooraf ook dat data die er niet is, ook niet gestolen kan worden. 

2. Leg gebruikers en rollen vast

Het is in de accountantsorganisatie belangrijk om oog te hebben voor rollen. Leg duidelijk vast wie toegang heeft tot welke gegevens. Niet iedere medewerker heeft automatisch toegang tot alle data. Dat hoeft immers ook niet. In Microsoft 365 kun je verschillende type accounts instellen en zorgen dat klantgegevens worden afgeschermd van medewerkers die er niet mee hoeven te werken. Nieuwe medewerkers van je kantoor hebben direct toegang tot relevante informatie, maar gaat een werknemer uit dienst dan worden de rechten direct ingetrokken. 

3. Veilig werken met bestanden in de cloud

Slaat je accountantskantoor persoonlijke gegevens op in de cloud, bijvoorbeeld met behulp van Microsoft 365, dan beschik je over diverse beveiligingsfuncties. Zo heb je de mogelijkheid om machtigingen voor bestanden en mappen te beheren, gecentraliseerde beveiligde locaties om bestanden op te slaan (OneDrive of SharePoint-documentbibliotheken) en gegevens te versleutelen bij het verzenden of ophalen. 

Icon - Lamp

Voer deze quick wins door om jouw informatieveiligheid te verbeteren

4. Houd bewaartermijnen (automatisch) in de gaten

Weet met welk doel persoonsgegevens worden verwerkt, wat bewaartermijnen zijn en leg dat vast in het verwerkingsregister. Microsoft Purview biedt uitgebreide oplossingen die helpen bij het beheren en beschermen van gegevens en biedt uniform dataen risicobeheer. Het stelt je onder andere in staat om informatie na een opgegeven periode definitief te verwijderen. Het bewaarbeleid kan worden toegepast op onder andere: Exchange, SharePoint, OneDrive-accounts, Microsoft 365 Groepen en Teams.

5. Verstuur gegevens veilig

Het verzenden van persoonlijke en privacygevoelige informatie via e-mail is niet zonder risico. Als accountantskantoor ben je er verantwoordelijk voor dat je die gegevens veilig verstuurt. Met Microsoft Purview-berichtversleuteling heb je de mogelijkheid om e-mailberichten en documenten te beveiligen via versleutelings- en toegangsbeheer. De enige vereiste voor het gebruik van Microsoft Purview-berichtversleuteling is dat Azure Rights Management moet worden geactiveerd. 

6. Gebruik tweefactorauthenticatie

Wachtwoorden zijn de meest voorkomende methode om je aan te melden op een computer of online platform. Maar wachtwoorden zijn ook het meest kwetsbaar. 

Tweefactorauthenticatie is een veilige manier van inloggen. De identiteit wordt vastgesteld aan de hand van twee factoren. Naast gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen de gebruikers een code op hun telefoon via: 

  • Een SMS-bericht  
  • Een telefonische oproep 
  • Of de Microsoft Authenticator app 

Na het invoeren van de ontvangen code, kan er worden ingelogd. 

Neem als kantoor privacy serieus

Met een paar eenvoudige handelingen kan je accountantskantoor de efficiëntie vergroten en de informatieveiligheid verbeteren. Hoe je met persoonsgegevens en informatieveiligheid omgaat doe je namelijk niet alleen om aan wet- en regelgeving te voldoen maar ook om aan je klanten te laten zien dat je privacy serieus neemt. 

Wil je ook veiliger en efficiënter werken?

Met Werkplekbeheer van Asista hebben je accountants alles wat ze nodig hebben op een eigen werkstation. De perfecte combinatie van de cloud gecombineerd met een betrouwbare PC of laptop. De flexibele werkplek van Asista is gebruikersvriendelijk, veilig en vergroot de productiviteit van je kantoor. 

Maandelijks tips ontvangen? Meld je aan!

Delen

Facebook
Twitter
LinkedIn
E-mail