De do’s en don’ts van online samenwerken
- 28 februari 2022
- 3 min.
We mogen dan vaker naar kantoor gaan: online samenwerken is een blijvertje. Samen aan documenten werken, brainstormen, een-op-een-gesprekken of een afdelingsoverleg; kunnen immers ook prima aan de keukentafel of op zolder plaatsvinden. Om online werken leuker en makkelijker te maken, hebben we wat praktische do’s en don’ts op een rijtje gezet.
De do's
1. Spreek met elkaar duidelijke regels af
Waar je op kantoor niet zomaar kon weglopen uit een overleg, lijkt dit in een online meeting best te kunnen. Ook een boterhammetje of kopje soep… is aan de keukentafel heel verleidelijk. Zeker in een Teams-overleg met meerdere deelnemers is het verstandig om afspraken te maken. Geef vooraf aan hoelang het overleg duurt en wanneer er een pauze is. Zo voorkom je ergernis en blijft iedereen betrokken.
2. Bewaak de tijd
Nu we zoveel online werken en vergaderen is het in ieders belang om de tijd te bewaken. Vergader kort en houd je aan de tijd. Lijkt het overleg uit te lopen, bespreek dit dan met alle deelnemers en vraag of het een probleem is. Het is overigens ook aan te raden om eens een informeel overleg te organiseren. Gewoon even kletsen… zoals we dat kennen van kantoor.
3. Deelnemers
Minder fysiek contact, vraagt om meer afstemming. Toch is het verstandig om vooraf na te denken of de online afspraak echt noodzakelijk is. De reden hiervoor is dat de drempel om online samen te werken heel laag is. Een overleg in plannen is immers zo gedaan. Denk vooraf ook goed na of ieders aanwezigheid wel noodzakelijk is.
4. Taken
Bij een formeel overleg achter je beeldscherm is het slim om een voorzitter aan te wijzen. Bepaal ook wie de agenda opstelt en wie de verslaglegging op zich neemt. Maak vergadergroepen niet te groot. Microsoft Teams maakt het mogelijk om 9 personen tegelijk in beeld te hebben. De 3×3-weergave moet je overigens wel aanzetten in je instellingen.
Houd je een online brainstorm dan kun je Microsoft Visio gebruiken om gezamenlijk complexe ideeën visueel te maken.
5. Maak contact
Achter een beeldscherm is non-verbale communicatie lastiger te zien dan tijdens een fysieke ontmoeting. Houd daar rekening mee en versterk het contact met je gesprekspartners door bepaald gedrag bewust te spiegelen (het kopiëren van lichaamsbewegingen). Ook het benoemen van de emoties van deelnemer versterkt het contact.
Maak online samenwerken een stuk leuker!
De don'ts
1. Zonder voorbereiding aanschuiven
Met veel online afspraken op een dag is niets zo verleidelijk als onvoorbereid aan te schuiven. Toch is het slim om op tijd een rustige plek op te zoeken en vooraf het geluid en de camera te controleren. Zo voorkom je frustratie bij jezelf en bij anderen. Met OneDrive zorg je eenvoudig dat de agenda en de stukken voor iedereen op een veilige plek klaarstaan.
2. Notulen rondsturen
Notulen kun je natuurlijk opstellen in Word en vervolgens mailen. Maar wist je dat deze optie ook in Teams zit? In Microsoft Teams klik je op Meer opties en vervolgens ga je naar Vergaderingsnotities weergeven. Je kunt direct starten met eerder aangemaakt notities of een nieuwe aanmaken. Met de mentionsfunctie (@…) kun je direct actiepunten toewijzen. In een eerder blog beschrijven wij hoe jij zo effectief mogelijk kunt notuleren.
3. Met andere dingen bezig zijn
Om de vergadering zo goed mogelijk te laten verlopen, laat je je mail, telefoon en WhatsApp met rust. Zeker in overleg waarin gediscussieerd moet worden is ieders inbreng gewenst. Zorg ook dat er in de directe omgeving geen zaken zijn die voor afleiding zorgen. Een partner die de vaatwasser uitruimt of een peuter die aandacht wil, komt de effectiviteit niet ten goede.
4. Voorkom vergaderdagen
Voorkom dat je medewerkers van afspraak naar afspraak gaan. De hele dag overleg komt de productiviteit sowieso niet ten goede. Ontkom je niet aan meerdere afspraken per dag… kijk dan of je tussendoor een tijdje achter je beeldscherm vandaan kunt. Plan bijvoorbeeld eens een bilateraal tijdens een wandeling. Een half uurtje frisse lucht voor je brainstormsessie doet wonderen.
5. Deel geen vertrouwelijke info
Een van de grote voordelen van online samenwerken is dat je makkelijk informatie kan delen. Als je je scherm deelt, dan kun je ervoor kiezen of je het hele bureaublad, een venster, een PowerPoint of een whiteboard wilt tonen. Denk hier vooraf over na en vermijd dat er een vertrouwelijk document openstaat. Kijk ook even naar de tabbladen van je browser.
